第一条 为规范交通运输行政执法行为，提高交通运输行政执法文书制作水平，根据《交通运输行政处罚程序规定》，结合交通运输行政执法工作实际，制定本指引。

第二条 本指引适用于行政检查、行政处罚、行政强制等交通运输行政执法文书的制作。

第三条 交通运输行政执法文书的内容应当符合有关法律、法规和规章的规定，做到格式统一、内容完整准确、表述清楚、用语规范。

第四条 交通运输行政执法文书应当按照规定的格式，使用A4型纸制作。文书中的交通运输行政执法部门应填写单位全称，文头应与盖章单位一致。

交通运输行政执法部门制作文书时应当按照规定的格式印制后填写。有条件的，可以按照规定的格式打印制作。

第五条 执法文书首页不够填写的可附页记录，并标注页号，由执法人员和当事人签名并标注日期。

两联以上的文书应当使用无碳复写纸印制，第一联留存归档。

第六条 交通运输行政执法文书设定的栏目，应当逐项填写，不得遗漏和随意修改。无需填写的，应当用斜线划去。

对外使用的文书需要作出修改的，应重新制作；重新制作有困难的，在修改处加盖公章。

文书中除编号、数量等必须使用阿拉伯数字的外，应当使用汉字。

第七条 交通运输行政执法文书应当使用公文语体，语言规范、简明、严谨、平实，不得使用推测性或含义不清的词句。

文书应当使用蓝黑色或黑色签字笔或钢笔填写，做到文字规范、字迹清楚、文面整洁。

第八条 交通运输行政执法文书中“案由”填写为“当事人姓名(名称)+涉嫌违法行为性质+案”，例如：×××未取得从业资格证从事道路运输案。

第九条 当场处罚决定书、立案审批表、违法行为通知书、行政处罚决定书等对外送达的交通运输行政执法文书应当编注案号。

编号模式为：行政执法机关简称+执法门类+文书类别+年份+文书顺序号。例如：秦皇岛市交通运输局2019年作出的第1号行政处罚决定书应编号为：冀秦交罚〔2019〕1号。

第十条 交通运输行政执法文书中当事人情况应当按如下要求填写：

(一)根据案件情况确定“公民”或者“法人或者其他组织”，“公民”、“法人或者其他组织”两栏不能同时填写；

(二)当事人为公民的，姓名应填写身份证或户口簿上的姓名；住址应填写常住地址或居住地址；“年龄”应以公历周岁为准；

(三)当事人为法人或者其他组织的，填写的单位名称、法定代表人(负责人)、地址等事项应与工商登记注册信息一致，不得随意省略和使用代号；

(四)当事人名称前后应一致。

第十一条 询问笔录、现场笔录、勘验笔录、听证笔录等文书，应当当场制作并交当事人阅读或者向当事人宣读，由当事人逐页签字或盖章确认。

当事人认为笔录内容无误的，应在笔录上写明“以上笔录无误”字样，并签名注明日期。当事人发现笔录有误，可以要求修改笔录，在每一处修改的地方，要让被询问人一一签名，予以确认。当事人要求作较大修改的，可以要求当事人在笔录后另外书写，并签名确认。

当事人拒绝签字盖章或拒不到场的，执法人员应当在笔录中注明，并可以邀请在场的其他人员签字。

第十二条 交通运输行政执法文书首页不够记录时，可以附纸记录，但应当注明页码，由相关人员签名并注明日期。

第十三条 交通运输行政执法文书中的审核或审批意见应表述明确，没有歧义。

第十四条 向当事人告知和送达的通知书、告知书等对外文书必须以处罚机关名义作出，加盖本机关公章。

需要交付当事人的文书中设有签收栏的，由当事人直接签收；也可以由其同住的成年家属或委托代理人签收。

文书中没有设签收栏的，应当使用文书送达回证。

第十五条 交通运输行政执法文书中注明加盖交通运输行政执法部门印章的地方必须加盖印章，加盖印章应当清晰、端正。

执法文书尾部要求签名或注明日期的，必须准确无误，并由执法人员、审核人、审批人手签姓名，不得机打。