秦皇岛市交通运输行政执法文书管理制度

根据《河北省行政处罚案卷标准》、《秦皇岛市归档文件整理规则实施细则》、《文书档案案卷格式》（GB/9705-2008)，结合实际，制定本制度。

 一、行政案卷归档机制

（一）立卷原则。行政案卷归档坚持“谁办结、谁归档、案结卷成、事毕归档”的原则，实行一案一卷，一案一号制度。在整个案件处理过程中，每一环节参与人均应对所经手材料负责，做好收集、分类、排序等初步整理后，确保该环节案卷规范完整之后移交给下一部门。

（二）立卷归档两个主体责任。在立卷归档工作中，内业、外业、法审部门按照职责分工承担各自主体责任，做好相关材料的收集、整理、立卷和检查工作。

(三）加强监督检查。立卷归档工作必须与监督检查、审查工作同步开展。负责归档工作的部门要进行督促指导，做好统筹、协调、管理、服务, 各大队和案件审理科立卷归档存入档案库的档案必须合乎档案管理规范要求。 

 二、 案件材料的形成应符合以下基本要求

（一）执法文书应当做到真实有效、签署完备、印鉴齐全；

执法文书内容应当完整准确、表述清楚、用语规范。

（二）执法文书制作应当字迹工整、清晰、规范，使用电脑打印或者用碳素笔（蓝黑墨水）书写，不得使用铅笔、圆珠笔、红色书写；

（三）执法文书制作时，尽量避免涂改，如遇特殊情况，涂改处应当由办案人员或者当事人签名盖章或者按捺手印，空白处应当划线标注；任何人不得篡改、伪造、损毁已形成的案件材料。

三、 执法档案的整理与归档

（一）执法档案原则上实行“一案一卷”。同一案件文件材料较多时，可以适当分成若干分卷，同案形成的行政复议、行政诉讼、行政补偿、行政赔偿等后续材料，或被上级主管部门撤销行政执法决定的，应当将行政复议决定书、行政判决（裁定）书、行政赔偿决定书、行政补偿决定书、撤销行政执法决定书等案件材料归入原案卷归档，一般不单独立卷。

（二）卷内文书的排列顺序

卷内文书排列按照办案过程顺序排列，材料应存尽存。（具体内容参考附件1）

（三）卷内目录编制。卷内文件应逐件编制卷内目录。参考模板见附件2）

1.序号：以卷内文件排列先后顺次填写。用阿拉伯数字从“1”开始顺序填写;

2.文号：文件文号或者行政执法文书编号;

3、责任者：指文件的形成者。如果是审批表，最后的审批人为责任者。

4、题名：文件标题。题名按文件的实际名称填写。对文件的题名不能随意更改或简化，没有标题或者标题不规范、不能明确揭示文件内容的，应根据文件内容自拟适应的标题，外加[   ]。

5、日期：文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，填写时省略“年月日”字样。日月不足两位的前面补“0”，中间不填加分隔符。如：“2022年1月1日”填写为“20220101”。

6、页号：用阿拉伯数字由“001”开始顺序填写每件材料首页所对应的页号，最后一件材料填写该件起止页号，中间用“-”连接，如“039-040”。

（四）卷内目录排版格式。根据材料的多少适当微调页边距、行高、列宽，字体大小，确保表格内容清晰实用，整齐大方即可。参考数值如下：

1.页边距上2.00cm，下2.00cm，左边2.10cm，右边1.5cm；

2.标题字体方正小标宋简体，26号字；

3.表格外标题（卷内文件目录字样）行高38，表格内第一行标题字体宋体，18号字；表格内容字体宋体16号字；表格内容行高36；

4、标题文号和题目，两字之间6个空格，日期两个字之间4个空格；责任者如果是两个字的名字中间空一格。

5.表格内“题名”一列内容靠左侧，其余居中；

6.打印时选择打印标题，目录所有页均要打印出标题栏。

（五）编制页码。卷内文件材料中有内容的页面从“001”开始顺序逐页编写页码，页码编制在正面右上角和背面左上角，空白页不编写,案卷封面、卷内目录、封底（备考表）不编页码。

四、制作案卷（以行政处罚案卷为例）。

1.案件名称：做到“三个一致”，与交通运输综合行政执法事项目录表述一致，与市局权力清单表述一致，与全卷各文书之间保持一致。

2.决定书文号：指本案行政处罚决定书文号

3.办案单位：秦皇岛市交通运输综合行政执法支队

4.立卷人、检查人：材料整理人在“立卷人”一栏签字，明确一名立卷人完成全部的立卷过程，对案卷的完整性负责，归档部门负责人对归档材料的完整性进行监督检查，并在“检查人”一栏签字，保证案卷质量。

5.立卷时间：为案件结案后实际的组卷时间。

6、备考表中检查人与案卷部门负责人，对案卷的质量负责。注意案卷封面的立卷时间与备考表中的立卷时间一致，且检查人与立卷人不能为同一人。

五、卷内纸张的处理。

（一）一律使用A4纸幅面的纸张，文书过小的应衬纸粘贴切齐，文书过大的应折叠整齐，超过A4纸幅面的纸张立卷时折叠成A4纸大小，靠右靠下折叠，保证折叠后纸张重心在下方或右侧，确保装订不遮挡纸上信息；破损的纸张要以裱衬白纸的方式修补。案卷中不得涂改，涂改处捺手印，并注明原因及理由。

（二）归档文件用绳在文件左侧装订。卷内订书订、曲别针等金属物要去除。

（三）装订横版页面，卷内纸张朝向应可能统一。比如横向版公示页面装订时，纸头统一朝装订线一侧。                    

六、执法电子档案归档管理

各大队及时做好执法过程形成的电子文件（音像材料）收集、积累、保管和整理工作, 采取严格的安全措施,保证电子文件（音像材料）不被非正常改动,电子文件命名应以汉字标注，将电子文件与相应的纸质文件一并归档，归档前应对电子文件的有效性和完整性进行审核,存储于能够脱机保存的载体上, 及时接照要求制作电子文件备份, 随纸质案卷一同移交。

七、行政执法案卷的保管期限

（一）涉及重大公共利益、有重大社会影响或者直接关系行政相对人或第三人重大权益，经过听证程序后作出行政执法决定的案件，或者案件情况疑难复杂、涉及多个法律关系、经单位负责人集体讨论后作出行政执法决定的案件，或者经过行政复议、行政诉讼的案件，保管期限为永久；

（二）行政许可卷保管期限为永久；

（三）按一般程序处理的案件材料，重要的保管期限为永久，一般的为30年；

（四）适用简易程序的案件材料，重要的保管期限为10年，一般的为5年。

（五）行政检查卷，重要的保管期限为10年，一般的为5年。

八、编制档号

执法档案档号结构为：档案门类代码-年度-保管期限-案卷号。处罚档案门类代码由“处罚”2位汉语拼音首字母“CF”标识，行政检查卷由“检查 ”2位汉语拼音字母”C标识；年度指执法案件结案年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2022”； 保管期限可直接用“永久”“5年”标识，案卷号：同一年度、同一保管期限下编制案卷流水号，用4位阿拉伯数字标识。档号编制示例如下： CF-2022-永久-0001。

九 、简易程序案卷的归档处理

简易处理程序案卷参考一般行政卷规定整理归档。因一般内容较少，统一制作软皮卷，案卷封面、卷内文书目录用A4纸打印，其余标准参照一般处罚案卷装订即可，每月随一般处罚案卷一并移交。

十、执法档案的保管与利用

（一）各执法单位应当设置档案专柜保管执法档案，重视音像等特殊载体档案的保管，明确由专门人员进行管理，对已经归档的执法档案，不得修改档案内容，不得私自增加或者抽取档案。确实需增加案件材料的，应当在征得执法部门负责人同意后，按照立卷归档的相关规定办理，并在备考表中说明情况。利用执法档案应当进行登记，查阅案件档案不得拆卷或者在案卷上涂改、勾划、圈点、污损。

（二）档案定期移交，形成的行政处罚案卷，按月移交本单位案卷归档部门，每月25日为时间节点，移交上一月份档案，移交时要编制移交目录，严格履行交接手续。移交、接收部门经手人和负责人共同签字确认，移交部门做好移交清册，接收部门负责核对完整无误，确保档案质量。因各种原因未能结案的的案件，应另册登记，单独保管，待案件结案后再行移交。

(三)案卷到期销毁应当按程序严格履行审批手续，制作销毁清册，并由执行人和监销人签名或者盖章，不可随意处置。

十一、归档注意事项

（一）行政处罚案卷按时间范围公示入卷分两类情形，当事人为个人的，处罚案卷内须将市局官网公示、河北省执法平台公示信息两份公示截图打印入卷；当事人为企业法人的，处罚案卷中须将市局官网公示、河北省执法平台公示、信用秦皇岛网站公示三份公示截图打印入卷。罚款金额个人一万（含）以上、企业10万（含）以上应向市局备案并在备考表中标注。

（二）卷内文书应规范排版，各种文书排版应按公文格式标准适当调整字体、大小、间距，合理排版，规范整齐；各项通知书、送达回证中成文日期右空四字编排，一般在日期之上、以成文日期为准居中编排单位署名，印章端正、居中下压单位署名和日期，使单位署名和日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文一行之内。

（三）备考表中应注明执法音像记录存储情况及公示情况。

十二、本制度适用于秦皇岛市交通运输综合执法支队、公共服务中心行政案卷归档，本文件自印发之日起试行。

十三、各县区交通运输局可参照执行。